Tanto Los empresarios individuales como Los empresarios sociales (sociedades o empresas mercantiles), están obligadas a llevar su contabilidad de la manera más ordenada, pues sin una buena administración, difícilmente será eficaz su actividad.
La contabilidad de la empresa, es objeto de regulación por parte de las normas jurídicas (especialmente las Leyes), y debe velar por la exactitud de sus datos, en aras de Los intereses de quienes están relacionados con la empresa, ya sean acreedores, accionistas, o del propio personal.
Para que la información económica de todas las empresas españolas sea uniforme -y pueda ser analizada y comparada, ya sea por sectores, por zonas geográficas, o por cualquier otro parámetro- debe ofrecerse atendiendo a unos principios comunes, a la hora de confeccionarse.
El Plan General de Contabilidad (P.G.C.), regulado por el Real Decreto 1.643/1.990 de 20 de diciembre, de uso obligatorio tanto para empresas como para particulares, desde el 1 de enero de 1.991, es el medio, por el que se regula toda esa información económica, y se hace uniforme.
Así por ejemplo, una sociedad anónima de Valencia, deberá llevar su contabilidad de la misma forma que una sociedad limitada de Barcelona, y ambas, deberá adaptarse al Plan General de Contabilidad.
Los libros obligatorios en materia contable (también llamados “libros de comercio”), que debe llevar toda empresa (individual o social), son:
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales:
Este libro incluye Los Balances de Situación, y Balances de Sumas y Saldos, y las Cuentas Anuales.
Los Balances de Situación, son documentos que incluyen dos apartados diferentes: el Activo y el Pasivo.
El Activo indica todo lo que la empresa posee, es decir, el valor de Los terrenos, las máquinas, Los edificios, el género que tiene en el almacén, el dinero que tiene en Los bancos, etc.
El Pasivo se divide en dos apartados: el Pasivo Exigible, y el Pasivo no Exigible. El Pasivo Exigible, informa de las deudas de la empresa: las deudas que tiene con Los que les han suministrado las máquinas, con Los que les han suministrado el género, etc.
Como el Activo debe ser siempre igual al Pasivo, el resto, hasta llegar a cuadrar ambos, constituye el Neto Patrimonial, que se incluye dentro del Pasivo no Exigible.
Por ejemplo, supongamos que una empresa se constituye con 100.000 euros, y que compra un edificio por valor de 1.000.000 de euros, quedando a pagar al constructor los 900.000 euros restantes. Su Balance de Situación sería al final del año, el siguiente:
ACTIVO
Edificios 1.000.000
TOTAL 1.000.000
PASIVO
Capital inicial 100.000
Acreedores 900.000
TOTAL 1.000.000
La cuenta de acreedores, reflejará la deuda por la parte restante del valor del edificio, que se deja a deber.
Obviamente, el Activo y el Pasivo, cuadran y su importe es el mismo, o sea 1.000.000 de euros.
El Balance de Situación, es obligado hacerlo al menos dos veces al año, que será cuando se inicie y cierre el ejercicio económico (como norma general al 1 de enero, y al 31 de diciembre). Obviamente, el balance inicial, será el mismo que el balance final del ejercicio inmediatamente anterior. Por ejemplo, el Balance inicial a 01.01.2010 será el mismo que el Balance final a 31.12.2009.
Los Balances de Sumas y Saldos (también llamados Balances de Comprobación) informan de la suma de operaciones realizadas a una fecha dada: volumen de compras, volumen de ventas, volumen de pagos al personal, importe de las inversiones, importes pagados durante el periodo a Los que nos han servido el género, etc. Nos informa de Los saldos (igual que el Balance de Situación), pero sin adoptar la estructura de Activo y Pasivo. Lo que tiene la empresa, adopta signo negativo, y lo que debe y lo que constituye el neto patrimonial, va con signo negativo.
Los Balances de Sumas y Saldos, deberán hacerse como mínimo, de forma trimestral, con lo que al finalizar el año, deberíamos haber confeccionado cuatro Balances de este tipo.
Las Cuentas Anuales, incluyen asimismo, el Balance de Situación al cierre del ejercicio, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias al cierre del ejercicio, y la memoria.
La Cuenta de Pérdidas y Ganancias, detalla todos las partidas de gastos e ingresos que ha tenido la empresa, según el modelo que a tal efecto establece el P.G.C..
La Memoria informa entre otras cosas, de todas aquellas partidas contables importantes, deban identificarse por separado, haciendo un análisis más detallado, de la forma en que Los saldos de esas partidas se han registrado.
Como novedad, el nuevo Plan General de Contabilidad, contempla dos nuevos documentos: El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, y el Estado de Flujos de Efectivo (este último modelo es básicamente para las que se pueden clasificar como "grandes empresas").
Resumen:
El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales incluye:
Balances de Situación:
- Balance al inicio del ejercicio.
- Balance al final del ejercicio.
Balances de Sumas y Saldos:
- Balance de Sumas y saldos del 1er trimestre.
- Balance de Sumas y Saldos del 2º trimestre.
- Balance de Sumas y Saldos del 3er trimestre.
- Balance de Sumas y Saldos del 4º trimestre.
Cuentas Anuales:
- Balance de situación al final del ejercicio (es el mismo que el mencionado en el apartado de Balances de Situación, con lo que no es necesario volverlo a confeccionar.)
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias al final del ejercicio.
- Memoria del ejercicio.
- Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
- Estado de Flujos de Efectivo
Libro Diario:
El Libro diario, informa de todas las operaciones que ha realizado la empresa a lo largo del año, operación por operación (compra a compra, y venta a venta). En el Libro diario, cada operación se registra en lo que se denomina “asientos contables”, que deberán ser correlativos por fechas de operación, y numerados.
El Libro Mayor:
Si Los dos libros mencionados anteriormente si son obligatorios, el Libro Mayor no lo es, ni para Los empresarios individuales, ni para Los empresarios sociales.
De lo que no cabe duda es que se trata de un Libro Contable de gran utilidad, pues sin él sería casi imposible (o al menos, extremadamente laborioso), poder confeccionar Los Balances de Sumas y Saldos, que deben incorporarse al Libro de Inventarios y Balances.
El Libro Mayor recoge, partiendo de Los datos del Libro Diario, todos Los saldos de cada partida, cliente a cliente, proveedor a proveedor, etc...
Es importante mencionar, que existe otro libro, que pese a no ser un libro contable, sino mercantil, es de gran importancia. Se trata del Libro de Actas, donde se recogerán las decisiones adoptadas por la Junta General de Accionistas, así como las adoptadas por el Consejo de Administración de la compañía.
